DIRECTIVES POUR LES SESSIONS EN SIMULTANE ET LES COLLOQUES

INSTRUCTIONS POUR LES ORATEURS

Quand vous arrivez au Centre des Congrès (MCC):

  • Pensez à récupérer vos documents d’enregistrement au « Speakers Desk » qui se trouve dans la zone d’enregistrement.
  • Merci de charger votre présentation au « Speakers Lounge » (salle 9 du MCC) un jour avant votre présentation et au plus tard une demi-journée avant le début de votre session de présentation.
  • Nous vous invitons à vous présenter au « Speakers Lounge » aussi tôt que possible pour recevoir davantage d’instructions et éviter toute situation complexe de dernière minute.
  • Un technicien sera disponible dans le « Speakers Lounge » ainsi que dans les salles de sessions principales pour fournir une assistance si nécessaire.
  • Soyez disponible à proximité de la porte de votre salle au moins 10 minutes avant le début de votre session.
  • Si vous avez des questions, nous vous invitons à contacter un membre du staff au « Speakers Lounge ».

Au moment de votre présentation:
Merci de contrôler que la durée de votre présentation respecte le temps alloué et conservez suffisamment de temps pour les questions de l’audience. Les modérateurs de sessions ont pour instruction de clore les présentations qui dépassent le temps imparti.

EQUIPEMENT AUDIO-VISUEL

Toutes les salles de sessions sont équipées avec:
  • Vidéo projecteur pour les présentations PowerPoint
  • Ordinateur portable (aucun Macintosh)
  • Microphone cravate (uniquement dans les salles principales)
  • Microphone pour orateur au podium
  • Pointeur Laser

POWERPOINT

  • Utilisez la version 2000 de Microsoft PowerPoint.
  • Merci de veiller à ce que votre présentation ne dépasse pas les 5 MB.
  • Utilisez une résolution d’écran de 800 x 600 pixels afin de garantir la meilleure compatibilité possible avec le vidéo projecteur.
  • Apportez une clé USB ou un CD-ROM contenant votre présentation (sauvée sur version 2000 de Microsoft PowerPoint) au technicien du « Speakers Lounge » au plus tard une demi-journée avant le début de la session pendant laquelle vous présenterez.
  • Quand vous utilisez PowerPoint, servez-vous toujours de l’option: ‘Font TrueType’.
  • Nous vous invitons à limiter l’utilisation des animations.
  • Les présentations Macintosh ne sont pas compatibles et ne peuvent pas être utilisées.
DIRECTIVES ET RECOMMENDATIONS GENERALES

RECOMMENDATIONS POUR LA PREPARATION:

  • Organisez votre présentation avec attention.
  • Coordonnez chaque phase de votre présentation orale avec vos diapositives PowerPoint.
  • Numérotez chaque pied de page, organisez-les et positionnez-les correctement.
  • Évitez les abréviations ou expressions inconnues ou peu connues.
  • Votre document doit être très lisible (LETTRES CAPITALES, par exemple) avec des espaces doubles ou triples et des repères clairement identifiés pour vos diapositives.
  • Un fond de couleur est souvent plus apprécié que du noir et blanc.
  • Les couleurs doivent rester limitées et simples.
  • Optimisez la visualisation simple – utilisez peu de mots et évitez les phrases longues.
  • Essayez de ne pas utiliser plus de 6 points par diapositive.
  • Laissez de côté le texte dont vous ne prévoyez pas de parler.
  • Utilisez plusieurs diapositives pour couvrir un sujet détaillé qui ne puisse être contenu dans une seule.
  • Si vous devez faire référence à une diapositive à plusieurs occasions pendant votre présentation, utilisez des copies plutôt que d’avoir à revenir à la diapositive d’origine.
  • Comme dit l’adage, un graphique est souvent plus parlant qu’un long discours.

3 REGLES POUR UNE PRESENTATION EFFICACE:

  1. Présentez votre sujet et informez votre audience de ce dont vous vous apprêtez à parler.
  2. Faite votre speech en incluant les méthodes, les résultats et les conclusions.
  3. Résumez pour l’audience les points les plus importants de votre présentation,

Note: beaucoup de sessions auront une interprétation simultanée et certains participants peuvent ne pas parler votre langue. Merci de veiller à parler lentement et distinctement.

ASTUCES:

  • Apportez un texte préparé spécifiquement pour votre présentation orale.
  • Trouvez du temps avant le début de votre session pour vous familiariser avec le fonctionnement du podium et l’emplacement des équipements. Du staff de la conférence sera présent pour vous aider si nécessaire.
  • Fournissez au technicien toute instruction particulière avant votre présentation et non pendant votre speech.
  • Veillez à parler en corrélation avec vos séquences de diapositives et à discuter du contenu écrit sur la diapositive projetée.
  • Utilisez un pointeur laser pour guider l’attention de l’audience. Ne déplacez pas le pointeur à l’extérieur de la diapositive.
  • Pensez à parler lentement et distinctement.
  • Merci de respecter le temps imparti pour votre présentation.

Note: Un colloque est prévu pour durer 80 minutes, réparties entre les orateurs et le temps nécessaire à la discussion. Les sessions en simultané disposent de 20 minutes pour chaque présentation de résumé qui comprennent le temps nécessaire à la discussion. Nous vous conseillons fortement de réserver un temps pour les questions et commentaires. Quatre résumés (15 minutes chacun) seront présentés pendant chaque session en simultané de 80 minutes.

Les personnes dont le résumé est accepté doivent s’inscrire à la Conférence et régler la finance d’inscription anticipée jusqu’au 31 janvier 2011, minuit (GMT). Si l’inscription n’est pas faite à cette date et les frais d’inscription non réglée, le résumé sera supprimé du programme et du CD-Rom.